Has abierto tu negocio en España, o estás a punto de hacerlo, y de repente te encuentras ante un término que no habías tenido en cuenta: la contabilidad obligatoria. En Italia, quien trabajaba en régimen de forfettario no tenía que llevar casi ningún registro contable. En España las cosas funcionan de otra manera, y entender desde el principio qué te exige la ley te evita sorpresas desagradables en el momento de las inspecciones fiscales.
Autónomo o sociedad: dos regímenes contables distintos
Lo primero que hay que tener claro es que en España las obligaciones contables dependen de la forma jurídica con la que ejerces tu actividad. No es igual para todos. Si eres autónomo —es decir, un trabajador por cuenta propia como persona física— tienes obligaciones simplificadas respecto a quien ha constituido una Sociedad Limitada (S.L.) u otra forma societaria.
Esta distinción es fundamental y conviene tenerla en mente desde el principio, porque muchos italianos llegan aquí acostumbrados al sistema italiano —donde la diferencia entre empresa individual y sociedad es clara— y dan por sentado que las reglas son similares. En parte lo son, pero con diferencias prácticas que importan.
Qué debe registrar un autónomo
Si eres autónomo y tributas por el IRPF (el impuesto sobre la renta de las personas físicas, el equivalente español del IRPEF italiano), la contabilidad que se te exige es esencialmente de tipo fiscal, no contable en sentido estricto. No estás obligado a llevar una contabilidad según el Plan General Contable español. Lo que sí debes hacer es mantener actualizados algunos registros específicos.
Para la mayoría de los autónomos que desarrollan actividades profesionales o comerciales en régimen de estimación directa simplificada, los registros obligatorios son:
- Libro de ingresos y gastos: el registro de entradas y salidas, donde anotas todas las facturas emitidas y todos los gastos incurridos en la actividad.
- Libro de bienes de inversión: el registro de los bienes de inversión, es decir, las adquisiciones importantes destinadas a la actividad (maquinaria, ordenadores, vehículos) que se amortizan con el tiempo.
- Libro registro de facturas emitidas y recibidas: el registro de facturas emitidas y recibidas, necesario también para la gestión del IVA trimestral.
No se trata de una contabilidad por partida doble, sino de registros que debes poder presentar en caso de inspección. Muchos autónomos los gestionan con la ayuda de su gestor, que se encarga de ellos de forma casi automática cada vez que le envías las facturas del trimestre. Si todavía no tienes un profesional de referencia, entender por qué conviene contar con un gestor puede ahorrarte errores costosos.
Las declaraciones trimestrales: el núcleo del trabajo fiscal
Para un pequeño empresario en España, la contabilidad no es una actividad anual: es un ritmo trimestral que marca todo el año. Cada tres meses presentas las declaraciones ante la Agencia Tributaria. Las principales son dos.
La primera tiene que ver con el IVA. En España también se llama IVA, pero el modelo con el que lo declaras se llama Modelo 303. Lo presentas cada trimestre y sirve para comunicar cuánto IVA has cobrado a tus clientes y cuánto has pagado a tus proveedores. La diferencia se ingresa a Hacienda, o bien —si has tenido más gastos que ingresos— puedes compensarla en el trimestre siguiente. Si quieres entender cómo funciona en detalle, encontrarás una explicación completa sobre cómo cumplimentar el Modelo 303.
La segunda declaración trimestral tiene que ver con el IRPF: se llama Modelo 130 y es la liquidación a cuenta del impuesto sobre la renta. En la práctica, cada trimestre ingresas una parte de los impuestos que luego regularizarás con la declaración anual. Este sistema —en cuotas trimestrales— es diferente al que muchos italianos conocen, donde se paga todo a posteriori.
Qué cambia si tienes una S.L.
Si en cambio has constituido una Sociedad Limitada, las obligaciones son bastante más estructuradas. Las sociedades españolas están obligadas a llevar una contabilidad completa según el Plan General Contable, el plan de cuentas oficial español. Esto implica el registro de todas las operaciones por partida doble, la elaboración de las cuentas anuales (cuenta de pérdidas y ganancias, balance y memoria), el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil dentro de los plazos establecidos y la declaración anual del impuesto de sociedades mediante el Modelo 200.
En este caso, hacerlo todo solo es prácticamente imposible sin una formación específica. Un gestor o un asesor contable no es una opción: es una necesidad. Los costes de gestión de una S.L. son de media más elevados que los de un autónomo, y es uno de los factores a considerar antes de elegir la forma jurídica más adecuada a tu situación. Si todavía estás en fase de valoración, puede resultarte útil entender cuándo conviene realmente pasarse a la sociedad.
Los gastos deducibles: el punto donde muchos dejan dinero sobre la mesa
Llevar una buena contabilidad no sirve solo para no tener problemas con Hacienda. Sirve también para no pagar más impuestos de los necesarios. En España, como en Italia, puedes deducir de la base imponible los gastos incurridos en la actividad —pero las reglas no son idénticas, y muchos pequeños empresarios italianos en España infravaloran los gastos deducibles por miedo a equivocarse.
Entre las partidas que puedes deducir se encuentran en general los costes de oficinas o espacios de trabajo, los materiales y suministros, los gastos en software y herramientas digitales, los costes de formación profesional, los gastos de desplazamiento relacionados con la actividad y, en ciertos casos, también una parte de los gastos del hogar si trabajas desde casa. Las reglas para esta última categoría son precisas y están condicionadas: no basta con trabajar desde casa para deducirlo todo. Vale la pena profundizar en qué gastos puedes deducirte como autónomo para evitar tanto equivocarte como renunciar a deducciones legítimas.
Las herramientas prácticas para llevar las cuentas al día
La pregunta que se hace casi todo pequeño empresario al principio es: ¿cómo gestiono todo esto en la práctica? Hay esencialmente tres enfoques.
El primero es delegar completamente en el gestor. Tú envías las facturas, él se encarga de los registros y las declaraciones. Es la solución más extendida entre los autónomos italianos en España, especialmente al principio, porque elimina el riesgo de errores y te libera tiempo. El coste mensual depende del volumen de trabajo y del profesional elegido.
El segundo es usar un software de facturación y contabilidad —hay varios pensados para autónomos españoles— y luego compartir los datos con el gestor. Esto te da más control sobre la situación financiera en tiempo real, y a menudo reduce el coste del gestor porque parte del trabajo de introducción de datos lo haces tú.
El tercer enfoque —hacerlo todo solo— es técnicamente posible para un autónomo, pero requiere un conocimiento sólido de la normativa fiscal española. No es lo ideal en los primeros años, cuando ya tienes muchas otras cosas que aprender sobre la gestión de un negocio en un país nuevo.
Un error que hay que evitar: confundir la facturación con la contabilidad
En estos años he visto a muchos italianos creer que, como emitían regularmente sus facturas, también estaban al día desde el punto de vista contable. Facturar correctamente y llevar la contabilidad en orden no son lo mismo. La factura es el documento que certifica la venta. La contabilidad es el sistema que recoge, clasifica y declara todas las operaciones económicas de la actividad. Puedes emitir facturas perfectas y tener aun así registros contables incompletos o inexistentes.
Si trabajas con clientes italianos o extranjeros, también está toda la cuestión de cómo gestionar las facturas internacionales, las reglas sobre el IVA transfronterizo y los códigos correctos que hay que utilizar. No es especialmente complicado, pero requiere atención: entender cómo emitir correctamente facturas a clientes italianos te evita problemas tanto en España como en Italia.
Si estás empezando, el primer paso concreto es sentarte con un gestor —aunque sea solo para una primera reunión— y entender qué obligaciones tienes en tu situación específica. No existe una respuesta igual para todos: depende de tu forma jurídica, del régimen fiscal elegido, del sector y del volumen de negocio. Mejor aclararlo desde el principio que descubrirlo durante una inspección.
Avviso importante: le informazioni di questo articolo hanno valore orientativo e non potranno mai sostituire la consulenza di un professionista. La normativa spagnola cambia spesso e la sua applicazione dipende dalla situazione di ciascuno. Prima di prendere decisioni su documenti, fisco, lavoro o residenza, rivolgiti a un gestor, un avvocato o un commercialista.
inSpagna è un progetto di
Erick Canale
Ingegnere, nato a Cuneo, vive in Spagna da oltre 22 anni : dopo 14 anni vissuti a Barcellona, dal 2018 vive e lavora a Madrid. Dopo un percorso da funizonario in una importante multinazionale italiana, da quindici anni dirige JEZZ Media, Agenzia di Comunicazione e Marketing con sede nella capitale spagnola.
La burocrazia spagnola l'ha attraversata tutta, di persona. Da dipendente prima, da imprenditore autonomo oggi.
