Acabas de llegar a España, tienes el NIE en la mano y estás a punto de empezar a trabajar — o de trabajar por cuenta propia. En algún momento alguien te dice que tienes que «darte de alta en la Seguridad Social». Y tú te preguntas: ¿qué es exactamente, y por dónde se empieza? La respuesta depende mucho de tu situación, porque en España el registro en el sistema de la Seguridad Social no funciona igual para todos. Depende de si eres trabajador por cuenta ajena, autónomo o tienes alguna forma contractual especial. Esto es lo que necesitas saber para moverte sin perder el tiempo.
Qué es la Seguridad Social y en qué se diferencia del INPS
Si vienes de Italia, conoces el INPS como el organismo que gestiona pensiones, bajas por enfermedad, maternidad y prestaciones por desempleo. En España su equivalente es la Seguridad Social, que cumple un papel muy similar pero con algunas diferencias estructurales que conviene entender desde el principio.
La primera diferencia tiene que ver con la sanidad. En Italia, el INPS y el sistema sanitario nacional son independientes: el INPS gestiona las cotizaciones, y el SSN garantiza la atención médica. En España, en cambio, el acceso al médico de cabecera y al hospital público ha estado históricamente vinculado al alta en la Seguridad Social — aunque en los últimos años el sistema se ha abierto y en muchas comunidades autónomas la cobertura sanitaria se garantiza de forma más universal. El principio de fondo sigue siendo este: si estás al día con la Seguridad Social, estás protegido.
La segunda diferencia tiene que ver con la estructura de los regímenes. En Italia existe un único sistema de autónomos con gestiones separadas del INPS. En España el sistema se articula en distintos regímenes: el Régimen General para los trabajadores por cuenta ajena, el RETA (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos) para los trabajadores por cuenta propia, y otros regímenes específicos para categorías como agricultores, trabajadores del mar o empleados del hogar.
Darse de alta en la Seguridad Social como trabajador por cuenta ajena
Si has encontrado trabajo como empleado, la buena noticia es que el alta la gestiona casi por completo tu empresa. No tienes que presentarte en ninguna oficina ni rellenar formularios complicados por tu cuenta. La empresa está obligada por ley a afiliarte a la Seguridad Social antes de que empieces a trabajar — no al día siguiente, no a la semana siguiente: antes del inicio de la relación laboral.
Lo que recibes una vez dado de alta es el número de afiliación a la Seguridad Social, también llamado NAF. Es un número personal y permanente, que te acompaña durante toda tu vida laboral en España, independientemente de cuántas veces cambies de trabajo o de empresa. Funciona de forma parecida al número del INPS en Italia, pero es aún más central: sin él no puedes trabajar, y cada cotización que vayas acumulando a lo largo de los años queda registrada en ese número.
Como empleado, las cotizaciones se pagan cada mes en parte por la empresa (la cuota mayor) y en parte por ti, descontadas directamente de la nómina. No tienes que hacer nada de forma manual: el mecanismo es automático. Lo que sí te conviene hacer es revisar periódicamente tu historial de cotizaciones — el llamado informe de vida laboral — para asegurarte de que todas las cotizaciones se han ingresado correctamente. Se solicita online en el sitio de la Seguridad Social con certificado digital o a través del sistema Cl@ve.
Darse de alta como autónomo: el RETA
Si en cambio trabajas por cuenta propia — ya sea con clientes italianos, españoles o de cualquier parte del mundo — tienes que darte de alta en el RETA, el régimen especial para trabajadores autónomos. Aquí las cosas cambian respecto a Italia de forma sustancial, y el error más habitual es retrasar el alta pensando que se puede hacer «cuando se empiece a ganar de verdad». No funciona así.
En España, el alta en el RETA debe producirse antes de iniciar la actividad — o como mucho el mismo día. El retraso conlleva sanciones. Además, debes haber abierto previamente tu situación fiscal como autónomo ante la Agencia Tributaria (modelo 036 o 037), aunque ese es un trámite distinto.
Para darte de alta en el RETA puedes hacerlo:
- Online en el sitio de la Seguridad Social, con certificado digital o Cl@ve
- En persona en la sede del INSS (Instituto Nacional de la Seguridad Social) o de la TGSS (Tesorería General de la Seguridad Social) más cercana
- A través de un gestor, que es el profesional administrativo español — equivalente al comercialista italiano, pero con competencias más amplias en los trámites burocráticos del día a día
La cuota mensual que pagarás en el RETA depende de tus rendimientos netos previstos para el año. Este es uno de los cambios más recientes en el sistema español: el cálculo de la cuota ha pasado de un sistema fijo a un sistema por tramos vinculado a los ingresos reales, acercándose conceptualmente al modelo contributivo italiano. No puedo darte una cifra exacta aquí — los importes cambian y dependen de tu tramo de ingresos — pero te conviene consultarlos directamente en el sitio de la Seguridad Social o preguntarle a tu gestor antes de darte de alta.
El número de afiliación: cómo obtenerlo si aún no lo tienes
Si es la primera vez que trabajas en España, todavía no tienes un número de afiliación. Como empleado, como hemos visto, se encarga la empresa. Como autónomo, el número te lo asignan automáticamente en el momento en que completas el alta en el RETA.
Existe, sin embargo, una situación intermedia: necesitas el número de afiliación antes de empezar a trabajar, por ejemplo porque una empresa te lo pide durante el proceso de incorporación pero aún no ha formalizado el contrato. En ese caso puedes solicitarlo tú mismo, en persona, llevando:
- Tu documento de identidad o el NIE en vigor
- El pasaporte
- El empadronamiento (el certificado de residencia en el municipio español)
El trámite es sencillo y gratuito. La oficina competente es la TGSS, la Tesorería General de la Seguridad Social.
Qué hacer después del alta
Una vez dado de alta, tienes acceso a los principales derechos del sistema de la Seguridad Social español: pensión, prestación por desempleo (si eres empleado), prestaciones por enfermedad, maternidad y paternidad. La lógica es similar a la italiana, pero hay diferencias en los requisitos de acceso y en los mecanismos de cálculo que merece la pena ir conociendo con el tiempo.
Algo que muchos italianos pasan por alto: si has trabajado en Italia antes de venir a España, las cotizaciones ingresadas en el INPS no desaparecen. Existe un sistema de totalización de cotizaciones entre los países de la Unión Europea que te permite sumar los períodos cotizados en ambos países para alcanzar los requisitos de jubilación. No es automático: tendrás que solicitarlo en su momento, pero es importante saber que ese historial contributivo italiano no se pierde.
Del mismo modo, si eres residente fiscal en España, tu situación previsional y la fiscal empiezan a entrelazarse — y en ese terreno, sobre todo si tienes ingresos en ambos países, acudir a un profesional que conozca bien la normativa italo-española no es una opción: es casi una necesidad.
El error que veo repetirse más a menudo
En estos años he visto a muchos italianos llegar a España con todo en orden — NIE, cuenta bancaria, piso — y quedarse bloqueados precisamente aquí, en la Seguridad Social, porque no sabían si darse de alta como empleados o como autónomos, o porque estaban esperando a que «las cosas se asentaran». El retraso en el alta es el problema más frecuente y también el que más caro sale, tanto en sanciones como en cotizaciones no ingresadas que no podrás recuperar nunca.
La regla práctica es sencilla: date de alta antes de empezar a trabajar, no después. Si tienes dudas sobre cuál es el régimen adecuado para tu situación, un gestor puede aclarártelo en una hora de consulta — y esa hora es dinero bien invertido.
Si estás a punto de dar el gran paso, el punto de partida concreto es este: entra en el sitio de la Seguridad Social (seg-social.es) y comprueba qué régimen se aplica a tu situación. Si trabajas para una empresa, habla con el departamento de RRHH antes de tu primer día. Si trabajas por cuenta propia, no esperes: el alta en el RETA hay que hacerla antes de emitir la primera factura.
Avviso importante: le informazioni di questo articolo hanno valore orientativo e non potranno mai sostituire la consulenza di un professionista. La normativa spagnola cambia spesso e la sua applicazione dipende dalla situazione di ciascuno. Prima di prendere decisioni su documenti, fisco, lavoro o residenza, rivolgiti a un gestor, un avvocato o un commercialista.
inSpagna è un progetto di
Erick Canale
Ingegnere, nato a Cuneo, vive in Spagna da oltre 22 anni : dopo 14 anni vissuti a Barcellona, dal 2018 vive e lavora a Madrid. Dopo un percorso da funizonario in una importante multinazionale italiana, da quindici anni dirige JEZZ Media, Agenzia di Comunicazione e Marketing con sede nella capitale spagnola.
La burocrazia spagnola l'ha attraversata tutta, di persona. Da dipendente prima, da imprenditore autonomo oggi.
