Sei un autónomo che lavora da solo e hai deciso che è arrivato il momento di assumere qualcuno. Ottima notizia — ma prima di firmare qualsiasi contratto, è bene sapere che assumere il primo dipendente in Spagna richiede una serie di passaggi burocratici precisi, obblighi contributivi nuovi e scelte contrattuali che possono fare differenza. Non è impossibile, ma è un salto di categoria rispetto al lavoro in solitaria: da questo momento in poi hai una responsabilità legale nei confronti di un’altra persona.
Cosa cambia rispetto all’Italia quando hai un dipendente?
In Italia il rapporto di lavoro dipendente è regolato dal Codice Civile, dai CCNL e da una tradizione burocratica che conosci, almeno per sentito dire. In Spagna il riferimento principale è lo Estatuto de los Trabajadores, la legge quadro che definisce diritti e doveri del lavoratore e del datore di lavoro. Funziona in modo simile nella logica, ma i dettagli — tipologie contrattuali, preavvisi, liquidazioni, giorni di ferie — sono spesso diversi da quelli a cui sei abituato.
Una differenza importante: in Spagna esiste un sistema di contratti collettivi per settore (i convenios colectivos) che funziona come i CCNL italiani. Prima di assumere, devi capire quale convenio si applica alla tua attività, perché definisce lo stipendio minimo di categoria, i giorni di ferie, gli scatti, gli straordinari. Ignorarlo non è un’opzione: le ispezioni del lavoro spagnole sono attive e le sanzioni possono essere pesanti.
Quali sono i passaggi obbligatori per assumere il primo dipendente?
Il processo ha una sequenza logica che vale la pena seguire nell’ordine giusto. Se sei ancora agli inizi come autónomo, assicurati prima di aver capito come funziona la tua posizione con la Seguridad Social, perché da datore di lavoro avrai obblighi aggiuntivi rispetto a quelli che già gestisci.
- Registrarti come datore di lavoro presso la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS): è il primo passaggio formale, necessario per ottenere il codice di iscrizione come empresa.
- Scegliere il tipo di contratto: a tempo indeterminato, a tempo determinato, part-time o a formazione. Ogni tipologia ha regole diverse su durata, cessazione e costi contributivi.
- Comunicare l’assunzione al SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal): entro i termini previsti dalla legge, di solito prima o al momento dell’inizio del lavoro.
- Iscrivere il lavoratore alla Seguridad Social: tramite il sistema RED o attraverso il tuo gestor, prima che il dipendente cominci a lavorare.
- Firmare il contratto per iscritto: la legge lo richiede per quasi tutte le tipologie contrattuali, e una copia va consegnata al lavoratore.
L’ordine conta: il lavoratore deve essere iscritto alla Seguridad Social prima di iniziare, non il giorno dopo. È uno degli errori più comuni e uno dei più costosi in caso di ispezione.
Quanto costa un dipendente oltre allo stipendio?
Lo stipendio lordo è solo una parte del costo reale. Come datore di lavoro, sei tenuto a versare una quota contributiva alla Seguridad Social per il tuo dipendente — quota che si aggiunge a quella già a carico del lavoratore. Il costo previdenziale a carico del datore è proporzionalmente più elevato rispetto alla quota che paga il lavoratore stesso, e include coperture per malattia, infortuni, disoccupazione e altri fondi.
Per capire l’ordine di grandezza: il costo totale annuo per l’azienda supera in modo significativo lo stipendio netto che il dipendente porta a casa. Non esiste una cifra universale perché dipende dalla categoria contrattuale, dallo stipendio concordato e dal convenio collettivo applicabile. Prima di fare offerte, chiedi al tuo gestor di calcolare il costo aziendale esatto: è l’unico modo per sapere cosa ti stai davvero assumendo. Se non hai ancora un gestor di fiducia, considera che affidarsi a un professionista in questa fase non è un lusso, è una necessità.
E le ferie, i permessi, la tredicesima?
In Spagna il lavoratore dipendente ha diritto a un minimo di 30 giorni di ferie naturali l’anno (corrispondenti a circa 22 giorni lavorativi). Non esiste la tredicesima nel senso italiano, ma molti convenios collettivi prevedono delle pagas extraordinarias — di solito due all’anno, spesso a giugno e a dicembre — che si aggiungono alle mensilità ordinarie. Alcune aziende le distribuiscono in dodicesimi ogni mese; dipende da come è strutturato il contratto e dal convenio.
Il contratto a tempo indeterminato conviene davvero?
Molti autónomos che assumono per la prima volta tendono a preferire il contratto a tempo determinato per “rischiare meno”. In realtà, il contratto a tempo indeterminato è spesso incentivato dallo Stato spagnolo attraverso riduzioni contributive, e negli ultimi anni la riforma del lavoro ha ristretto le possibilità di utilizzo dei contratti temporanei, rendendo più difficile giustificare un rapporto a termine se il bisogno è strutturale.
Usare un contratto a tempo determinato senza una causa legittima è un rischio: se il lavoratore o l’Ispettorato del lavoro lo contesta, il contratto può essere convertito automaticamente in indeterminato, con tutte le conseguenze del caso. Anche qui, il confronto con l’Italia è utile: in Spagna la tendenza normativa degli ultimi anni è andata nella stessa direzione, cercando di limitare l’uso dei contratti precari. Per capire quali incentivi puoi applicare alla tua situazione specifica, vale la pena esplorare anche le agevolazioni disponibili per chi investe nella propria attività.
E se voglio assumere un familiare?
Se il tuo primo dipendente è un coniuge, un figlio o un altro familiare convivente, la situazione ha regole specifiche. In Spagna esiste la figura dell’autónomo colaborador, che si applica ai familiari che lavorano nell’attività in modo abituale: in quel caso non si tratta di un rapporto di lavoro dipendente ordinario, ma di un regime contributivo separato. Lavorare con un familiare nell’attività va gestito in modo diverso rispetto all’assunzione di un terzo.
La nomina del responsabile della sicurezza: un obbligo che sorprende molti
Appena hai un dipendente, scattano gli obblighi in materia di prevenzione dei rischi lavorativi (prevención de riesgos laborales). Non è una formalità: devi nominare un responsabile della sicurezza, redigere una valutazione dei rischi specifica per la tua attività e assicurarti che il lavoratore riceva una formazione adeguata. In molti casi, soprattutto per le attività a basso rischio, è possibile gestire questo obbligo esternamente attraverso un servizio di prevenzione ageno. Il costo è contenuto, ma l’obbligo è reale e controllato.
In questi anni ho visto autónomos che avevano fatto tutto alla perfezione — contratto, iscrizione alla Seguridad Social, buste paga corrette — e si sono poi trovati con una sanzione proprio per aver ignorato la parte della sicurezza sul lavoro. Non è un aspetto secondario: trattalo come priorità dal primo giorno.
La busta paga: devi farla ogni mese, senza eccezioni
Ogni mese devi emettere la nómina (la busta paga), trattenere le quote a carico del lavoratore e versare le quote contributive totali alla Seguridad Social entro i termini stabiliti. Devi anche presentare le dichiarazioni periodiche legate alle ritenute fiscali sul reddito del dipendente. La gestione mensile della nómina è uno dei motivi principali per cui quasi tutti i datori di lavoro, anche i più piccoli, si affidano a un gestor o a una gestoría specializzata: gli errori si accumulano in fretta e le sanzioni per ritardi o omissioni contributive non sono trascurabili.
Se stai già gestendo la tua contabilità come autónomo, assumere un dipendente aggiunge un livello di complessità significativo. La contabilità per una piccola attività con dipendenti è un altro piano rispetto a quella del freelance solitario: valuta se le tue risorse attuali sono sufficienti o se è il momento di strutturare meglio il supporto professionale che ti affianca.
Il primo passo concreto da fare adesso è contattare il tuo gestor — o trovarne uno se non ce l’hai ancora — e chiedergli di simulare il costo aziendale completo del dipendente che vuoi assumere, verificare quale convenio collettivo si applica alla tua attività e prepararti in anticipo sulla gestione della sicurezza sul lavoro. Assumere bene fin dall’inizio ti risparmia problemi che, se emergono dopo, costano molto di più da risolvere.
Devo prima registrarmi come datore di lavoro o posso iscrivere subito il dipendente alla Seguridad Social?
La registrazione come datore di lavoro presso la Tesorería General de la Seguridad Social è il primo passaggio obbligatorio e deve avvenire prima di qualsiasi altra cosa. Solo dopo aver ottenuto il codice di iscrizione come empresa puoi procedere con l’iscrizione del dipendente. L’ordine è vincolante: il lavoratore deve risultare iscritto alla Seguridad Social prima ancora di iniziare a lavorare, non il giorno dopo. Ignorare questa sequenza è uno degli errori più frequenti e può costare caro in caso di ispezione.
Come faccio a sapere quale contratto collettivo si applica alla mia attività?
In Spagna ogni settore ha il proprio convenio colectivo, che definisce stipendi minimi di categoria, ferie, straordinari e altre condizioni. Per identificare quale si applica alla tua attività devi partire dal codice CNAE della tua impresa, che classifica il tipo di attività svolta. Il modo più sicuro è chiedere direttamente al tuo gestor, che conosce il settore e può indicarti il convenio corretto senza rischi di errore. Applicare il convenio sbagliato — o ignorarlo del tutto — può portare a sanzioni significative in sede di ispezione del lavoro.
Quanto devo mettere in budget oltre allo stipendio lordo del dipendente?
Non esiste una cifra fissa valida per tutti, perché il costo previdenziale a carico del datore dipende dalla categoria contrattuale, dallo stipendio e dal convenio applicabile. In linea generale, il costo aziendale totale è sensibilmente superiore allo stipendio netto che il dipendente riceve in busta paga. A questo si aggiungono le eventuali pagas extraordinarias previste dal convenio, di solito due all’anno. Prima di fare qualsiasi offerta di lavoro, chiedi al tuo gestor una simulazione del costo aziendale completo: è l’unico modo per pianificare in modo realistico.
Posso assumere mia moglie o mio figlio come dipendente ordinario nella mia attività?
No, non nella maggior parte dei casi. In Spagna i familiari conviventi che lavorano in modo abituale nell’attività di un autónomo rientrano nella figura dell’autónomo colaborador, che è un regime contributivo separato e non un rapporto di lavoro dipendente standard. Questa distinzione è importante perché le regole su contributi, diritti e obblighi sono diverse rispetto a quelle di un dipendente terzo. Prima di procedere con un familiare, è indispensabile chiarire con il gestor quale regime si applica alla situazione specifica.
Devo davvero occuparmi della sicurezza sul lavoro anche se ho un solo dipendente e lavoro in ufficio?
Sì, gli obblighi in materia di prevenzione dei rischi lavorativi scattano dal momento in cui hai anche un solo dipendente, indipendentemente dal settore o dal tipo di attività. Devi nominare un responsabile della sicurezza, redigere una valutazione dei rischi e garantire al lavoratore una formazione adeguata. Per le attività a basso rischio è generalmente possibile affidarsi a un servizio di prevenzione esterno con costi contenuti. Non considerarlo una formalità secondaria: le ispezioni verificano anche questo aspetto e le sanzioni per chi lo ignora sono reali.
Avviso importante: le informazioni di questo articolo hanno valore orientativo e non potranno mai sostituire la consulenza di un professionista. La normativa spagnola cambia spesso e la sua applicazione dipende dalla situazione di ciascuno. Prima di prendere decisioni su documenti, fisco, lavoro o residenza, rivolgiti a un gestor, un avvocato o un commercialista.
inSpagna è un progetto di
Erick Canale
Ingegnere, nato a Cuneo, vive in Spagna da oltre 22 anni : dopo 14 anni vissuti a Barcellona, dal 2018 vive e lavora a Madrid. Dopo un percorso da funizonario in una importante multinazionale italiana, da quindici anni dirige JEZZ Media, Agenzia di Comunicazione e Marketing con sede nella capitale spagnola.
La burocrazia spagnola l'ha attraversata tutta, di persona. Da dipendente prima, da imprenditore autonomo oggi.
